CARRERA

Director de oficina bilingüe

Informa a: Administrador de Negocios y Finanzas

Objetivo del trabajo

En SKCE nos asociamos y abogamos con los padres latinos/ex, las escuelas y la comunidad para asegurar resultados educativos equitativos. Nuestros valores se centran en la justicia social, la equidad, la diversidad y la inclusión, con un enfoque en los derechos de inmigración, la equidad en la educación y el empoderamiento de los padres latinos/ex. El gerente de la oficina proporciona un amplio apoyo administrativo como se describe a continuación en las responsabilidades y habilidades.

Beneficios pagados

Tiempo de enfermedad y vacaciones pagadas

Seguro médico y dental a cargo de la empresa

Una FSA (cuenta de gastos flexibles) y una HRA (acuerdo de reembolso de gastos médicos) muy generosas financiadas por la empresa para los gastos de salud de bolsillo.

Formación continua aprobada por el supervisor.

Responsabilidades

Principales funciones del director de la oficina

  • Administración: Asistir al Administrador de Negocios y Finanzas en la supervisión de la administración de los beneficios de los empleados, la actualización y el desarrollo de políticas, y la identificación e implementación de mejoras en los sistemas. Asistir y participar en las reuniones de personal, que se celebran virtualmente o en persona.
  • Personal: Garantizar que los archivos y registros de personal se mantengan de forma confidencial y se actualicen según sea necesario; hacer un seguimiento del calendario de revisiones de los empleados y ayudar al supervisor correspondiente a programarlas; garantizar que los registros de certificación se actualicen según sea necesario.
  • Gestión de la oficina: Procesar, clasificar y enrutar el correo entrante y saliente, las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y otras comunicaciones de la oficina; ayudar a coordinar y programar las citas y reuniones de la oficina; mantener actualizados los sistemas de archivo en papel y electrónico. Llevar un registro de los suministros básicos de oficina y pedir y reponer cuando sea necesario.
  • Gestión de datos y soporte: Utilizando Microsoft Office 365 y herramientas como Word, Power Point, Excel, base de datos Access y Office, introducir datos con precisión y crear informes. Apoyar al personal del programa y de gestión en la recopilación de datos y la gestión de la base de datos.
  • Solucionar problemas: Recibir y difundir al proveedor apropiado cualquier necesidad identificada de los equipos de oficina y de la propiedad. Servir de enlace principal con el arrendador de la propiedad y administrar las condiciones del contrato de las instalaciones. Crear y mantener una relación profesional y cordial con los proveedores que prestan servicio a SKCE.
  • Seguridad y protección: Adherirse estrictamente a todas las políticas y procedimientos de confidencialidad y seguridad de SKCE; responder y corregir cualquier problema de seguridad o protección que suponga un riesgo inmediato; Adherirse al código ético de la agencia y a las normas de comportamiento en el lugar de trabajo

Responsabilidades secundarias

  • Formación: Asistir a los cursos de formación continua que considere útiles para el crecimiento de su profesión (y según lo aprobado por su supervisor; SKCE paga la formación continua)

Expectativas generales de rendimiento

  • Desempeñar las funciones y responsabilidades enumeradas en la descripción del puesto de Director de Oficina. Realizar otras tareas según se solicite.

Habilidades y experiencia

  • Bilingüe en inglés y español, tanto de forma oral como escrita
  • Capacidad para mantener la confidencialidad en las áreas de nóminas y registros de personal
  • Conocimiento y uso de Microsoft y otras plataformas informáticas
  • Comunicación interpersonal eficaz y capacidad para desarrollar y mantener relaciones profesionales y trabajar bien con personas de diversos orígenes, educación y habilidades de aprendizaje; poseer un nivel de comodidad para trabajar con una comunidad diversa y multicultural
  • Gestión del tiempo con capacidad para gestionar múltiples tareas y proyectos
  • Comunicación y comportamiento respetuoso y positivo hacia los padres, los niños, los clientes y el personal
  • Certificación - o estar dispuesto a certificarse - en Primeros Auxilios, RCP y RCP Infantil (la formación del personal se ofrece periódicamente).
  • Estar dispuesto a someterse a una comprobación de antecedentes completa proporcionada por SKCE

Conocimiento y educación

  • Bilingüe en inglés y español, tanto de forma oral como escrita
  • Conocimiento y uso de Microsoft y otras plataformas informáticas

Cómo solicitarlo

Envíe su currículum a Marianne Davis [email protected]

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